در روند جذب نیرو در شرکت‌ها و سازمان‌ها، برد با کسانی است که ویژگی‌های برتری نسبت به دیگر نامزدهای آن سمت شغلی دارند. از طرفی استخدام و جذب نیرو یکی از چالش‌برانگیزترین کارهایی است که مدیران منابع انسانی انجام می‌دهند، چراکه موفقیت در تلاش برای یافتن نیروهای مستعد و شایسته، آن هم با وجود کمبود چنین نیروهایی، بیش از همیشه مهم است. اما بعد از عبور از این مرحله و پس از یافتن فرد مناسب که طبیعتاً بهترین فرد از میان کاندیداها بوده، چالش بزرگ‌تری آغاز می‌شود و باید دید که سازمان توانایی نگه‌داشت نیرو را دارد یا خیر! احتمالاً همه افرادی که تجربه حضور در یک سازمان بد را داشته‌اند یک‌صدا اعتراف می‌کنند که: «پول همه چیز نیست». البته نمی‌توان منکر این مسئله شد که میزان حقوق و پاداش اهمیت زیادی دارد، با این وجود مجموعه‌ای از عوامل در تصمیم‌گیری برای ماندن در یک شرکت دخیل هستند.
نقش سازمان در ساخت یک تصویر مناسب و دوست‌داشتنی در ذهن کارکنان جدید از همان لحظه پذیرش و ورود به سازمان شروع می‌شود و دقیقاً در همین نقطه است که بذر موفقیتی بلندمدت کاشته می‌شود. این مرحله را که تأثیر بسیار مهمی در ذهن نیروی جدید دارد، «آنبوردینگ» می‌نامند.
آنبوردینگ چیست؟
آنبوردینگ اصطلاحی مربوط به شاخه منابع انسانی است که به فرآیند ورود کارمند جدید به سازمان اشاره دارد و به آن‌ها در درک موقعیت جدید و الزامات شغلی کمک می‌کند. در واقع این فرآیند ادغام عضو جدید در شرکت و آشنایی با فرهنگ و سیاست‌های شرکت است تا بتواند به عضوی مؤثر تبدیل شود. شاید بتوان این فرآیند را به سوار شده به هواپیما تشبیه کرد؛ در ابتدای سفر فردی به استقبال مسافر می‌آید و به او کمک می‌کند تا صندلی خود را پیدا کند، شرایط لازم را فراهم می‌کند تا پرواز راحتی را تجربه کند و با خیال راحت به مقصد برسد.
اهمیت یک فرآیند آنبوردیگ
یک فرآیند ورود ساختاریافته شامل برنامه‌هایی همچون: ایجاد شناخت کافی از سازمان، شفاف‌سازی اهداف شغلی و ایجاد ارتباط خوب با سایر کارمندان و… به کارمند جدید کمک می‌کند تا احساس تعلق و تعهد به محل کار به‌سرعت در او شکل بگیرد و او را قادر می‌سازد بهترین عملکرد خود را ارائه دهد. در عین حال اگر این تجربه نتواند انتظارات را برآورده کند و ورود به سیستم به شکل مناسبی صورت نگیرد، این احتمال وجود دارد که کارمند از تصمیم خود برای پذیرش پیشنهاد شغلی پشیمان شود، به‌خصوص کارمندان بااستعداد که برای آن‌ها موقعیت‌های کاری زیادی در دسترس است. تأثیر منفی برجای‌مانده از یک فرآیند ضعیف ممکن است بر ادراکات کارمندان جدید اثر بگذارد، باعث شود تصورات متعصبانه‌ای در مورد سازمان در ذهن آن‌ها نقش ببندد و در نهایت زودتر از موعد کار را ترک کنند.
چرا باید بر آنبوردینگ در سازمان تمرکز کرد؟
در صورت اجرای درست یک برنامه آنبوردینگ کامل و دقیق می‌توان به وضوح شاهد اثربخشی آن بود و مزایای متعددی را برای آن برشمرد:
- یک آنبوردینگ حساب‌شده، امکان حفظ کارمندان را افزایش می‌دهد.
- برنامه‌های آنبوردینگ در زمان صرفه‌جویی می‌کند.
- از نظر مالی آنبوردینگ در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند، در صورت از دست دادن زودهنگام کارمندان، هزینه‌های زیادی برای شرکت به بار می‌آید.
- آنبوردینگ تعهد و رضایت را افزایش می‌دهد. کارمندان متعهد نتایج بهتری ارائه می‌دهند و این حضور مؤثر مشارکت دیگر کارکنان را افزایش می‌دهد و به پویایی تیم می‌انجامد.
اقداماتی مؤثر در فرآیند آنبوردینگ
آنبوردینگ اولین مواجهه کارمندان جدید با نحوه عملکرد سازمان و رفتار آن با کارکنانش است. شرکتی که فرآیندی روان، کامل و دوستانه دارد، به موقعیت بهتری برای جذب و حفظ کارکنانی با کیفیت بالا، ارتقای عملکرد استثنایی در راستای اهداف شرکت و آشنایی موفقیت‌آمیز آن‌ها با زیرساخت‌ها دست پیدا می‌کند.
در راستای ایجاد یک فرآیند آنبوردینگ متناسب با نیازهای کسب‌وکار و همچنین کارکنان برخی اقدامات می‌توانند نقشی اساسی داشته باشند؛
بهره‌گیری از نرم‌افزارهای منابع انسانی شامل ویژگی‌های آنبوردینگ
بسیاری از شرکت‌ها آنبوردینگ را بهصورت دستی انجام می‌دهند، اما بسیاری از دپارتمان‌های منابع انسانی با استفاده از نرم‌افزار کار را راحت‌تر پیش می‌برند. این نرم‌افزارهای می‌توانند حجم کار کارکنان بخش منابع انسانی را کاهش دهند و تجربه‌ای بهینه برای کارمندان جدید رقم بزنند. نرم‌افزارهای زیادی در این زمینه وجود دارد، پس بهتر است هر سازمان بنا بر ترجیحات خود، کارآمدترین برنامه را برای تیم انتخاب کند.
تعیین زمان فرآیند آنبوردینگ
انجام کارهای اداری، معرفی، دوره‌های آموزشی و… بخش اول فرآیند آنبوردینگ است. باید چگونگی آموزش و مدت زمانی که این آموزش ادامه خواهد داشت از قبل تنظیم شود. بعد از این، عضو جدید باید به درک کاملی از نقش خود و نحوه انجام آن با حداقل کمک برسد. برخی کارشناسان پیشنهاد می‌کنند که بهتر است فعالیت کارمندان جدید در فواصل زمانی طولانی تا سال اول استخدام پیگیری شود تا از ادغام آن‌ها با سازمان اطمینان حاصل شود.
ساختار فرآیند پیش از آنبوردینگ
معمولاً بین پذیرش پیشنهاد کار تا تاریخ شروع به کار یک بازه زمانی وجود دارد. با برنامه‌ریزی صحیح می‌توان این زمان را صرف انجام کارهای اداری لازم کرد تا با شروع کار بتوان زمان بیشتری را به انجام کارهای حضوری اختصاص داد. تهیه یک لیست از مدارک و کارهای باید قبل از روز اول تکمیل و انجام شوند می‌تواند به کاهش فشار روزهای اول کار کمک کند. علاوه بر این با یک ایمیل از دستورالعمل‌های لازم می‌توان در زمان صرفه‌جویی کرد و ابهامات را برای عضو جدید از بین برد. از طرفی بهتر است تیم را از ورود همکار جدید باخبر کرد، چراکه کارکنان سازمان با ورود نیروی جدید تغییراتی را تجربه خواهند کرد،بنابراین ارائه اطلاعات در مورد فرد جدید و نقش او در تیم می‌تواند مفید باشد و با آغوش باز از همکار تازه استقبال می‌کنند.
روز اول
روز اول برای هر کارمند تازه‌واردی با ترکیبی از هیجان و اضطراب همراه است. در برنامه آنبوردینگ باید این نکته را در نظر گرفت و شرایطی برای آرامش بیشتر و تسهیل سازگاری با محیط‌های فیزیکی و اجتماعی فراهم کرد. هیچ چیز بدتر از این نیست که روز اول کاری به پر کردن فرم و تکمیل مدارک بگذرد. علاوه بر این ارائه یک بسته خوش‌آمدگویی روشی مناسب برای دادن اطلاعات لازم است.
از دیگر کارهایی که در روز اول باید انجام شود آشنا کردن کارمند جدید با محیط کار، پاسخگویی به سؤالات احتمالی، ارائه تجهیزات و دسترسی‌های لازم و همین‌طور معرفی کردن او به تیم و مدیر است. در چنین روزی باید تمام تلاش‌ها برای ادغام نیروی جدید با کارمندان فعلی صورت بگیرد تا حرکت در مسیر ایجاد یک تیم مشارکتی و حمایتی اتفاق بیفتد.
تعریف نقش، تعیین هدف، شاخص‌های عملکرد و فرهنگ سازمان
بسیار مهم است که در طول هفته اول شرح شغل، انتظارات، اهداف عملکرد، معیارها و فرهنگ محل کار به کارمند جدید منتقل شود. این کار سردرگمی و اضطراب را به حداقل می‌رساند و وضوح و اعتماد به نفس در کار را افزایش می دهد. شرح وظایف و انتظارات باید واضح و بدون ابهام باشد و کارمندان باید بدانند که چگونه و چه زمانی ارزیابی می‌شوند. علاوه بر این فرهنگ سازمان باید توضیح داده شود و باید بتوان انعکاس آن را در رفتار و اقدامات کارکنان مشاهده کرد.
بررسی مداوم
برگزاری جلسات و بررسی مداوم جهت بازخورد و پشتیبانی از کارمند جدید یکی از بخش‌های فرآیند آنبوردینگ است. می‌توان از معیارهای از پیش تعیین‌شده و قابل اندازه‌گیری برای سنجش عملکرد استفاده کرد و همین‌طور بهصورت منظم جلساتی انفرادی با افراد جدید برای گفت‌وگو درباره عملکرد و پاسخگویی به نگرانی‌ها ترتیب داد. حمایت مستمر و بازخورد طی ماه‌ها یا حتی در طول سال اول می‌تواند به حفظ کارمند و افزایش رضایت شغلی در او کمک کند. کارمندانی که احساس می‌کنند مدیرشان به رفاه آن‌ها اهمیت می‌دهد و روی رشدشان سرمایه‌گذاری می‌کند، احتمالاً نقش اثرگذارتری در پیشبرد کارها دارند و علاقه‌مندند در سازمان ماندگار شوند.
آنبوردینگ یک فرآیند مداوم است که می‌تواند قبل از شروع کارکنان جدید آغاز شود و تا چند ماه یا یک سال ادامه داشته باشد. هرچند این فرآیند به نظر طولانی می‌آید اما یک برنامه رسمی و مؤثر ضمن اضافه کردن اعضایی ارزشمند به تیم، موفقیت کسب‌وکار را رقم می‌زند.
منابع:
https://www.forbes.com/advisor/business/onboarding-process/
https://kissflow.com/hr/employee-onboarding/employee-onboarding-guide/
https://www.bamboohr.com/resources/hr-glossary/onboarding
https://360learning.com/blog/onboarding-best-practices-employee-experience/
https://www.learningbank.io/onboarding
